”Digital spaning från arkiven”. Arkivchefen i Årskrönika 2016.

En framtidsspaning från en arkivchef som arbetar med historiskt material, det kan tyckas motsägelsefullt. Men som företagsarkivarie arbetar man alltid med blicken både bakåt och framåt. Det skriver arkivchef Per-Ola Karlsson i denna text från vår Årskrönika 2016.

Å ena sidan rekonstruerar vi hur ett företag arbetat, hur det varit organiserat och vilken bevarandevärd information det lämnat. Å andra sidan hjälper vi företaget så att rätt information alltid kommer finnas tillgänglig i framtiden. Under året som gått har det emellertid blivit mer uppenbart än någonsin att vi verkligen måste tänka strategiskt kring framtiden. För samhällets digitalisering, som omvandlar så många branscher, påverkar även arkivvärlden.

Huvuddelen av all arkivinformation, som vi hjälper företag att hantera i våra klimatsäkra arkivdepåer, kommer under lång tid framöver fortfarande vara fäst på papper. Samtidigt är tiden förbi då arkivfrågor var något som kunde åtgärdas när det blev tid över.

Idag gäller istället ”nu eller aldrig”. Den information som företagen skapar idag är huvudsakligen digital, och om den inte sparas aktivt så försvinner den ut i nästa hårddiskrensning eller när mejlkorgen blir full. Information som blir kvar på papper kan vi arkivarier alltid rekonstruera i vilket sammanhang det blev till. Men vad gör man när inga spår alls blev över?

Vi arbetar självklart fortfarande med att värdera, ordna och förteckna äldre arkiv. Under året gjorde vi det t ex för Electrolux och Handelsbanken. Samtidigt ser vi en ökad efterfrågan på att inte bara få svaret på vad som ska arkiveras utan också hur arkiveringen ska gå till!
För att möta de utmaningar som våra kunder och vi står inför såg vi under 2016 över våra strategier, arbetsmetoder och inte minst kompetenser. Arbetet kommer fortsätta, men redan nu har vi förstärkt med en IT-strateg, som kompletterar vår traditionella arkivariekompetens.

Våra kunder hanterar numera majoriteten av sin bevarandeinformation i olika digitala system och vi behöver såklart själva systemstöd för att på rätt sätt kunna säkra den långsiktiga arkiveringen av digital information. Vi är redan bra på att hjälpa företag förstå vilken information som är relevant att bevara, genom exempelvis digitala inventeringar eller upprättande av bevarandeplaner.

VI HJÄLPER FÖRETAG FÖRSTÅ VILKEN INFORMATION  SOM ÄR RELEVANT ATT BEVARA, GENOM EXEMPELVIS DIGITALA INVENTERINGAR ELLER UPPRÄTTANDE AV BEVARANDEPLANER.

En viktig pusselbit är sedan att få smarta integreringar på plats mellan de system kunden använder och de vi har för digital långtidsarkivering. Vi kunde under förra året exempelvis hjälpa Skandia med långtidsarkivering av deras filmer genom att integrera deras plattform för digital filmhantering, Creo Video Manager, med vårt arkivsystem FileNet. Vi er-bjuder sedan tidigare arkiveringslösningar för både webbplatser och intranät, men nästa steg är näst intill sömlös integration med t ex Microsoftprodukter som Outlook och SharePoint.

I takt med att våra kunders behov ökar så har en annan långsiktig trend ytterligare befästs under året: företag hyr gärna arkivkompetens av oss för arbete på plats hos dem. Allt teknik till trots fortsätter humankapital att öka i värde och här står vi för ett unikt erbjudande! ■

 

Läs mer från vår årskrönika 2016

Dela med dig av dina tankar