ICA SBA 17: Om fem år, vad kommer våra utmaningar vara?

Är ett ”digitalt svart hål” den största utmaningen för företagsarkiv? På ICA SBA-konferensen i april bad vi företagsarkivarier från över 30 länder att lista sina framtida utmaningar. Anders Houltz, forskningschef på Centrum för Näringslivshistoria, summerar resultaten.

I april i år var det dags för den internationella arkivorganisationen International Council of Archives (ICA) sektion för företagsarkiv, Section on Business Archives (SBA) att hålla sin årliga konferens.  I år hölls den i Stockholm och 150 företagsarkivarier och historiker från över 30 länder samlades för att under två dagar diskutera företagsarkivens framtid.

En av punkterna i programmet var en workshop i vilken vi bad deltagarna besvara frågan ”Vad kommer våra främsta utmaningar att vara om fem år?”. I mångfalden av idéer och förslag kunde några trender skönjas. Här är företagsarkivens fem främsta utmaningar om fem år enligt konferensdeltagarna själva.

1. Hantera digitalisering

Allt som inte är digitalt ‘existerar inte’, allt digitalt är svårt att bevara.

Det finns en förväntning om att allt ska digitaliseras och vara tillgängligt genom bara ett knapptryck.

Digital arkivering innebär självklart en mängd möjligheter. Samtidigt är detta branschens mest angelägna utmaning – och en med flera aspekter. Hur skapar vi rutiner för att hantera material som ”föds” digitalt? Hur värderar vi och väljer ut vad som ska bevaras, eller ska vi bevara precis allt? Flera tekniska problem kvarstår olösta och metoderna är ännu inte standardiserade, varken inom organisationer, nationellt eller internationellt. Kan vi garantera långsiktigt bevarande av digitala filer? Digitalisering aktualiserar också frågan om de analoga dokumentens status. Kan rent av originaldokumenten kasseras när de väl har blivit digitaliserade, för att därigenom minska kostnaden för fysiskt förvaringsutrymme?

Originaldokumentets autenticitet och informationsvärde vägs mot den digitala kopians kostnadseffektivitet och sökbarhet. Därtill innebär digitalisering fundamentala förändringar utifrån arkivanvändarens perspektiv. Kommande generationer kommer att förvänta sig att hitta information digitalt; sannolikt lär de vara mindre benägna att besöka fysiska arkiv och söka i och läsa tidsödande, ofta handskrivna, originaldokument. De möjligheter till transparens och fri digital tillgång som tekniken erbjuder ställs mot aspekter som personlig integritet, upphovsrätt och företagens skyddsbehov.

2. Fortsätta vara relevanta

Vi behöver göra ledningen medveten om att historia är mer än bara något att organisera ett jubileum kring.

Kämpar fortfarande med att övertyga ledningen om att företagets historia har betydelse för framtida affärer.

Företagsarkiv måste ständigt motivera sin fortsatta existens och position inom organisationen och inom samhället. De måste argumentera för värdet av historia och hitta konkreta exempel på när företagshistoria är en tillgång att räkna med. Vissa kommentatorer är oroade att vi just nu upplever en nostalgitrend, och att det rådande intresset för det förflutna kan följas av ett ensidigt framtidsfokus. För att undvika det måste arkiven kunna visa hur organisationens beslut och vägval i det förflutna ligger till grund för den nuvarande situationen och för framtida scenarion. Det är likaså viktigt att understryka att corporate social responsibility (CSR, på svenska används ibland uttrycket företags samhällsansvar) även inkluderar historia. I och med den ökade globaliseringen inom företagsvärlden uppstår därtill ett behov för arkiven att representera och dokumentera aktivitet i många länder och olika delar av världen.

Företagsstrukturella förändringar sker i allt snabbare takt. När personal på nyckelpositioner ständigt byts ut måste arkiven vara beredda att om och om igen kommunicera värdet av historia och hur den kan användas till nya grupper i organisationen. Det egna arvets relevans kan inte tas för given ens i företag med en lång historia; att hävda det måste ses som en ständigt pågående process. När det gäller nyetablerade företag handlar utmaningen om att motivera bevarande över huvud taget, och att väcka insikten om det värde som ligger i själva etablerandet av ett arkiv. Särskilt i branscher som bygger på och hanterar digitalt material är det en krävande uppgift.

3. Finansiering

Professionaliseringen är klar, museerna är byggda – på vilken nivå ska vi sluta växa?

Ekonomiska faktorer kommer alltid att nödvändiggöra att arkivarier rättfärdigar sin verksamhet och sina samlingar. Många inom branschen har upplevt kännbara neddragningar och minskade medel de senaste åren och om arkiven inte klarar av att kommunicera investeringsvärdet i att dokumentera historien, kommer den utvecklingen att fortsätta.

De ökande kraven på kostnadseffektivitet gör företagsledare benägna att minska budgeten för arkiv- och informationsförvaltning. Digitalisering kan också få den följden att arkivansvaret outsourcas eller delegeras till personal som saknar utbildning eller kunskaper om hur man värderar autenticitet, historisk trovärdighet och långsiktig tillförlitlighet.

Ytterligare en ekonomisk utmaning är relaterad till utrymme: utrymmeskostnaderna ökar samtidigt som arkivvolymerna växer, vilket sammantaget innebär kraftigt ökande utgifter. Arkiv på plats, i anslutning till verksamhet och huvudkontor, byts ut mot offsite-alternativ, vilket leder till en svagare daglig koppling mellan ledning och arkiv.

4. Bibehållande av professionalitet

Avprofessionaliseringen av yrket blir akut när vem som helst kan ‘arkivera’.

Arkivarier löper risk att reduceras till ‘historieberättare’.

I nära samband med finansieringsfrågan står utbildning, rekrytering och bibehållandet av en personalstyrka bestående av professionella arkivarier och informationsförvaltare/records managers. Framtida generationer av arkivarier kommer att behöva en kombination av färdigheter för att hantera dels grundläggande kulturarvsfrågor (heritage management), dels specifika frågor relaterade till fysiska och digitala arkiv. Om arkivariekompetensen blir för snäv i kombination med ett digitaliserat arkivbestånd kan företagsledare frestas att delegera dokumenthanteringen till IS/IT-avdelningar och liknande. Vissa kommentatorer menar att arkivarien är på väg att förlora sin roll som expert när till synes all information finns tillgänglig digitalt. Andra ser istället en möjlighet för arkivarier att utsöka sitt ansvarsområde och bevisa sitt värde som väktare och förmedlare av allt slags innehåll. Fler är emellertid de som uttrycker oro för att arkivariens professionella integritet är hotad när yrkesrollen rör sig mer mot berättande (storytelling) och varumärkeshantering och att arkivarier då reduceras till innehållsleverantörer till en marknadsavdelning.

En nyckelfaktor är utbildning och kompetensutveckling. Flera nämner behovet av förbättrad, kvalificerad utbildning på universitetsnivå och avancerade fortbildningskurser för arkivarier, men också att arkivmoment bör ingå i marknadsförings- och ledarskapsutbildning för att öka medvetenheten om arkivarbete och företagshistoria som en tillgång i affärsverksamheten.

5. Bevara trovärdighet

Kanske kommer arkiven inte längre att utgöra ett självständigt fält, utan istället uppgå i content-fältet.

I en värld där objektiva fakta får allt mindre betydelse kommer vi att ses som ett hot mot makten – vår utmaning blir att bevara och att sprida information. Att förbli sanningssägare.

En del förutspår att arkiven kommer att försvinna som ett självständigt fält. Det finns en rädsla för att arkiven kommer att förlora den auktoritet som är knuten till autentiska dokument och reduceras till leverantörer av ”snabba fakta” för sociala medier och annan media. Det svåra ligger i att tackla vad som än följer på storytelling- och ”snabba fakta”-trenden på ett sätt som skyddar arkivens integritet.

Vägen framåt för företagsarkiv, och egentligen alla kulturarvsinstitutioner, ligger i att vara receptiva för förändring samtidigt som fokus behålls på det autentiska innehållet och på faktabaserad historieskrivning. Om arkiven lyckas hålla den balansen kan sådana utmaningar som digitaliseringen och den ökade efterfrågan på information framstå som vad de egentligen är – möjligheter.

Foton från workshopen:

Anders Houltz, forskningssekreterare på Centrum för Näringslivshistoria, ledde en workshop kring framtidens utmaningar för företagsarkiv. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Anders Houltz, forskningssekreterare på Centrum för Näringslivshistoria, ledde en workshop kring framtidens utmaningar för företagsarkiv. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Ted Ryan, chefsarkivarie på Coca-Cola Archives (Atlanta, USA)  talade om de utmaningar han ser att företagsarkiv står inför. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Ted Ryan, chefsarkivarie på Coca-Cola Archives (Atlanta, USA) talade om de utmaningar han ser att företagsarkiv står inför. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Alla deltagare bads skriva ned sin egen topp-tre-lista över framtidens utmaningar för företagsarkiv, i en workshop som leddes av Anders Houltz, forskningssekreterare på Centrum för Näringslivshistoria. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Alla deltagare bads skriva ned sin egen topp-tre-lista över framtidens utmaningar för företagsarkiv, i en workshop som leddes av Anders Houltz, forskningssekreterare på Centrum för Näringslivshistoria. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Alexander Bieri, kurator på Roche Historical Collection and Archive i Basel, Schweiz, kommenterar.  Foto: Linus Sundahl-Djerf

Alexander Bieri, kurator på Roche Historical Collection and Archive i Basel, Schweiz, kommenterar. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Jeannette Strickland, Archive & Records Consultant, ställer en fråga. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Jeannette Strickland, Archive & Records Consultant, ställer en fråga. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Alla deltagare bads skriva ned sin egen topp-tre-lista över framtidens utmaningar för företagsarkiv, i en workshop som leddes av Anders Houltz, forskningssekreterare på Centrum för Näringslivshistoria. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Alla deltagare bads skriva ned sin egen topp-tre-lista över framtidens utmaningar för företagsarkiv, i en workshop som leddes av Anders Houltz, forskningssekreterare på Centrum för Näringslivshistoria. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Anders Houltz, forskningssekreterare på Centrum för Näringslivshistoria, ledde en workshop kring framtidens utmaningar för företagsarkiv. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Anders Houltz, forskningssekreterare på Centrum för Näringslivshistoria, ledde en workshop kring framtidens utmaningar för företagsarkiv. Foto: Linus Sundahl-Djerf

Om ICA SBA-konferensen
ICA SBA-konferensen är en årlig konferens för företagsarkiv som anordnas av International Council on Archives’ (ICA) Section on Business Archives (SBA). I april 2017 anordnades den av Centrum för Näringslivshistoria i Stockholm.

Se alla filmer och presentationer från konferensen här.

Dela med dig av dina tankar