En usb-sticka är inte ett arkiv!

”Kan du arkivska?”

Här är arkivord som alla arkivarier kan. Och som är bra att kunna om du jobbar med arkivarier.

Saknar vi viktiga arkivord? Hör av dig!

  • AKTOMSLAG
    Omslag av oblekt papper (vanligen dubbelvikt A3) som används istället för plastmapp vid arkivering av ohålade dokument. (Plastmappar drar till sig trycksvärta vid långtidsförvaring.)
  • ARKIV
    Arkiv (av latin archivum) avser oftast ett sammanhållet bestånd av handlingar (arkivalier) som kommer från verksamheten hos en arkivbildares, exempelvis en myndighets, ett företags eller en enskild persons verksamhet. Ibland menar man med ”arkiv” den fysiska lokal i vilken ett arkiv eller en arkivinstitution är inrymd.
  • ARKIVBESTÄNDIGHET
    Egenskap hos materiel som innebär att kvaliteten inte försämras med tiden. Dessutom skall det motstå en viss grad av fysisk förslitning. (Men vad som är arkivbeständighet för digitala format är en knäckfråga!) Gäller även kulspetspennor och kopieringsfärger.
  • ARKIVBILDARE
    Arkivets skapare. Kan exempelvis vara ett bolag inom en koncern, där koncern således är deponent och äger materialet, men arkivmaterialet skapats inom det underliggande bolaget. Kan även vara en statlig eller kommunal myndighet, en organisation eller en privatperson.
  • ARKIVERING
    Aktivitet som innebär att handlingar efter avslutad handläggning läggs i slutgiltig ordning och placeras i arkivet.
  • ARKIVINSTITUTION
    En institution som samlar arkiv från flera olika arkivbildare. Exempel på arkivinstitutioner är Riksarkivet och Landsarkiven, stads- eller kommunarkiven och landstingsarkiven, men det finns även fristående institutioner (privata och föreningar) som Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek, folkrörelsearkiv och näringslivsarkiv – som Centrum för Näringslivshistoria.
  • BEVARANDEPLAN
    All dokumentation som en verksamhet producerar behöver inte sparas. En bevarandeplan hjälper dig avgöra vad du bör arkivera och vad som kan slängas. (Tips: gamla telefonlistor och datormanualer kan slängas. Men juridiskt betydande material såsom ledningsgruppsprotokoll och produktdokumentationer bör sparas.)
  • ”BORN DIGITAL”
    Även känt som ”fött digitalt”. Material som aldrig funnits i fysisk form, utan som skapats direkt och enbart i den digitala världen. Som projektplaner i PowerPoint, intranät eller kundsajter.
  • BOXLÄGGA
    Placera det bevarandevärde arkivmaterialet i syrafria arkivboxar som märks upp och registreras i arkivförteckningen. Placeras på arkivhylla.
  • DEPONENT
    Arkivets ägare, som anförtrott arkivet hos en arkivinstitution.
  • DIGITAL ARKIVERING
    Gårdagens personaltidningar är dagens intranät. Kundtidningar har blivit appar. Projektpärmar är PowerPoints. Eller så har du gjort digitala kopior av dina fysiska föremål. Allt detta digitala behöver du också spara.
  • DJUPINTERVJUER
    Se ”Oral history”
  • FASCIKEL
    Samma som aktomslag. Använd det i en mening nästa gång du är bortbjuden.
  • FÖRETAGSTRÄD
    Många företag har en historia som består av fusioner, försäljningar och uppköp. En snårig och svårgripbar historia – men samtidigt inte krångligare än vanliga familjesläktband. Så gör som släktforskarna – och se till att kartlägga materialet, ditt företagssläktträd.
  • FÖRTECKNING
    En arkivförteckning visar vilka handlingar som finns i ett arkiv. Handlingarna är ordnade i huvudavdelningar beroende på typen av handling, och huvudavdelningarna kan i sin tur vara indelade i underavdelningar i flera nivåer. Det blir ett sökverktyg för det historiska.
  • GALLRING
    Minskning av arkivmängd genom systematiskt urval. Bort med sådant som saknar historiskt värde och onödiga dubbletter. Ofta kan arkivet krympa med minst 30 %.
  • DESTRUKTION AV UTGALLRAT MATERIAL
    Göra sig av med material som inte ska sparas. Observera att olika metoder kan väljas beroende på materialets innehåll. Integritetskänsligt material skall brännas. Material som inte bedöms vara av känslig art kan återvinnas på vanligt sätt.
  • GEM
    Något vi slänger så fort vi kan. De rostar och förstör papper. Tar dessutom plats i arkivboxen.
  • HISTORISKT ARKIV
    ”Slutmålet” för ett företags eller persons arkiv. Helst har arkivmaterialet ordnats och förtecknats för att underlätta framtida återsökningar i materialet. Det historiska arkivet består oftast av handlingar som är tio år eller äldre, men många handlingar kan klassas som historiska nästan direkt.
  • HISTORY MARKETING
    Ett företags egna historia är en berättelse som stärker företagets varumärke och organisation. ”History marketing” kallar vi det för när organisationer i olika sammanhang och kanaler använder energin i en sann historia.
  • KLIMATSTYRD MILJÖ
    En långsiktigt lämplig arkivlokal ska ha ett säkerställt, stadigt klimat med jämn temperatur och kontrollerad fuktighet. Helst ganska svalt, foton och film trivs bäst i bara 12 C.
  • LAGER
    ”Vi lagrar vårt material hos er,” kan man ibland höra. Själva använder vi aldrig ordet ”lager”. Vi bevarar arkiv och skapar tillgänglighet genom att ordna, förteckna historiskt material till långsiktiga, lättsökta arkiv.
  • LÄMPLIG ARKIVLOKAL
    Lätt tillgängligt men ändå säkert. Inga vattenbärande rör i taket, inga osäkra elledningar och inga läckande golv, tak eller fönster plus ett bra inomhusklimat.
  • ”ORAL HISTORY”
    Ofta finns de historiska guldkornen och den mest engagerande berättelsen i personliga erfarenheter och minnen. Komplettera därför ditt företags historiska arkivmaterial genom strukturerade djupintervjuer med nyckelpersoner och veteraner som var med när det verkligen hände. ”Oral history” kallas det när personer själva beskriver sina historiska erfarenheter.
  • ORDNA & FÖRTECKNA
    När ett historiskt material gallrats på det som inte är bevarandevärdigt ordnas och förtecknas det värdefulla kvarvarande materialet i slutgiltig, sökbar ordning. När arbetet är färdigt finns en arkivförteckning som hjälp för alla framtida återsökningar.
  • PLASTMAPPAR
    Något papper inte får ligga kvar i. Mikroklimatet inne i en plastmapp förstör pappret. Bortsett från att plasten drar till sig trycksvärta vid långtidsförvaring.
  • PROVENIENS
    Ett föremåls härkomst, eller uppgifter om ett objekts ursprung samt ägar- och annan historia. Svarar på frågan ”vad kommer den här grejen ifrån?”.
  • SERIE
    En arkivförtecknings olika delar kallas serier. Varje serie har ett eget seriesignum, vanligtvis bestående av en stor bokstav för huvudavdelning, följt av en siffra och en liten bokstav för underavdelningar. T ex B2B står för ”utgående skrivelser, övrigt”.
  • VOLYM
    Varje serie i ett arkiv (se definitionerna ovan) innehåller i sin tur ett antal volymer, där varje volym motsvarar en fysisk samling, exempelvis en arkivkartong, en inbunden bok eller en pärm.
  • ÅTERSÖKNING
    När du vill hitta ett styrelseprotokoll från tio år sedan, en personaltidning från grundandet eller ett avtal från fjol, då är det en återsökning i arkivet du vill göra. Och oftast snabbt.
  • ÄGARLÖST MATERIAL
    Arkiven hos Centrum för Näringslivshistoria tillhör oftast ett specifikt företag eller organisation, som betalar oss för att ta hand om deras arkiv. Men vissa företag, vars arkiv vi har, finns inte längre och det materialet har vi då en friare förfoganderätt över. När det ska lånas ut bilder eller föremål ur ett sådant arkiv behöver vi inte söka tillstånd första, t ex. Ägarlösa arkiv kallas ibland även för ”herrelösa arkiv”.

Saknar vi viktiga arkivord? Hör av dig!

 

 

Dela med dig av dina tankar