Lokalen
Här är en checklista för din arkivdepå om den ska bevara historiska handlingar och föremål:
- Temperatur: En stabil temperatur på 18°C, med fluktuationer på max ± 2°C. (Temperaturen kan vara högre eller lägre, det viktiga är att den är stabil med minimala svängningar.)
- Luftfuktighet: En stabil relativ luftfuktighet (RF) på 30–40 % (enligt svenska standarder rekommenderas ofta spannet 30–50 % beroende på material, men stabilitet är nyckeln).
- Varningssystem: Larmsystem/övervakning för förändringar i både luftfuktighet och temperatur ska finnas på plats.
- Vatten: Inga aktiva vattenledningar eller avlopp får finnas inne i arkivlokalen. (Detta inkluderar vattensprinklers avsedda för brandbekämpning.)
- Brandskydd: Lokalen ska utgöras av en eller flera brandceller. Exempel på brandcell är ett rum med stängbara dörrar, där dörrarna har brandmotståndsklass EI 120 (120 minuter). Detta kan uppnås med dörrar klassade för 120 minuter eller genom en sluss med två separata dörrar klassade för 60 minuter vardera. Vid brandalarm ska dörrarna helst slå igen automatiskt.
- Elektricitet: Inga elcentraler eller säkringsskåp får placeras inne i rummet. En extern huvudströmbrytare för att bryta all ström krävs.
Arbetsprocesser och hantering
Historiskt material anländer ofta i oordning och är svårt att återsöka i. Ett grundläggande arbete för arkivarier är därför att gallra, ordna och förteckna materialet. Det arbetet underlättas av:
- Särskilt mottagningsrum: Allt inkommande material anländer till ett dedikerat mottagningsutrymme (ingest), där det ordnas och förtecknas innan det förs in i själva arkivdepån.
- Hyllsystem: Använd kompaktarkiv (även kallat rullhyllor) i arkivdepån för att optimera utrymmet. Hyllorna bör stå på en sockel (vara upphöjda från golvet) för att skydda mot potentiella översvämningar.
- Material: Använd syrafria arkivboxar tillverkade av beständigt, åldersbeständigt material.
- Skrymmande material: Implementera lösningar för skrymmande föremål och handlingar, såsom kartskåp för stora ritningar eller specialanpassade lådor för textilier.
Åtkomstkontroll
Tydliga processer krävs även för vem som får tillgång till arkivet och hur denna tillgång ges:
- Skalskydd: Säkerställ att system finns på plats för att kontrollera vem som har tillträde till arkivet.
- Behörighetsprocess: En tydlig process för behörighet måste upprättas för att definiera vem som har tillåtelse att vistas i arkivet och under vilka villkor.
