Branschjargong

• AKTOMSLAG

Omslag av oblekt papper (vanligen dubbelvikt A3) som används i stället för plastmapp vid arkivering av ohålade dokument. (Plastmappar drar till sig trycksvärta vid långtidsförvaring.)

• ARKIV

Arkiv (av latin archivum) avser oftast ett sammanhållet bestånd av handlingar (arkivalier) som kommer från verksamheten hos en arkivbildare, som en myndighet, ett företag, en förening eller en enskild person. Sen kan det bli förvirrande, för ibland menar man med ”arkiv” den fysiska lokal där det historiska materialet står. (”Vi går till arkivet.”) Och andra gånger kanske man med ”arkiv” menar den arkivinstitution som sköter om det fysiska materialet. (”Vi hör av oss till arkivet och ser om de kan ta emot mer.”)

• ARKIVBESTÄNDIGHET

Egenskap hos material som innebär att kvaliteten inte försämras med tiden. Dessutom skall det motstå en viss grad av fysisk förslitning. ) Gäller även kulspetspennor och kopieringsfärger. (Men vad som är arkivbeständighet för digitala format är en knäckfråga! Går det att öppna en pdf om 100 år lika enkelt som det går öppna en bok? Därför ska bra e-arkiv kunna lova framtidskonvertering till eventuellt nya format ifall dagens format slutar användas.)

• ARKIVBILDARE

Arkivets skapare. Kan exempelvis vara ett bolag inom en koncern, där koncernen således är deponent (se nedan) och äger materialet, men där arkivmaterialet skapats inom det underliggande bolaget, som då blir arkivbildare. Kan även vara en statlig eller kommunal myndighet, en organisation eller en privatperson.

• ARKIVERING

Aktivitet som innebär att handlingar efter avslutad handläggning läggs i slutgiltig ordning och placeras i arkivet.

• ARKIVINSTITUTION

En institution som samlar arkiv från flera olika arkivbildare. Exempel på arkivinstitutioner är Riksarkivet och Landsarkiven, stads- eller kommun arkiven och landstingsarkiven, men det finns även privata – eller enskilda, 177 som de kallas – arkivinstitutioner, som föreningsarkiv, folkrörelsearkiv och näringslivsarkiv – som Centrum för Näringslivshistoria.

• BEVARANDEPLAN

All dokumentation som en verksamhet producerar behöver inte sparas. En bevarandeplan hjälper dig avgöra vad du bör arkivera och vad som kan slängas. (Tips: gamla telefonlistor och datormanualer kan slängas. Men material som visar på verksamhetens val, genomförande och kommunikation bör sparas, liksom juridiskt betydande material.)

• ”BORN DIGITAL”

Även känt som ”fött digitalt”. Material som aldrig funnits i fysisk form, utan som skapats direkt och enbart i den digitala världen. Som PowerPoint-presentationer, Excel-budgetar, intranät eller kundsajter.

• BOXLÄGGA

Placera det bevarandevärda arkivmaterialet i syrafria arkivboxar som märks upp och registreras i arkivförteckningen. Placeras på arkivhylla.

• DEPONENT

Arkivets ägare, som anförtrott arkivet hos en arkivinstitution.

• DIGITAL ARKIVERING

Gårdagens personaltidningar är dagens intranät. Kundtidningar har blivit appar. Projektpärmar är PowerPoints. Eller så har du gjort digitala kopior av dina fysiska föremål. Allt detta digitala behöver du också spara.

• DJUPINTERVJUER

Se ”Oral history”

FASCIKEL
Samma som aktomslag. Använd det i en mening nästa gång du är bortbjuden. (Uttalas ”faskikel”.)

• FÖRETAGSTRÄD

Många företag har en historia som består av fusioner, försäljningar och uppköp. En snårig och svårgripbar historia – men samtidigt inte krångligare än vanliga familjesläktband. Så gör som släktforskarna och se till att kartlägga materialet, ditt företagssläktträd.

• FÖRTECKNING

En arkivförteckning visar vilka handlingar som finns i ett arkiv. Handlingarna är ordnade i huvudavdelningar beroende på typen av handling, och huvudavdelningarna kan i sin tur vara indelade i underavdelningar i flera nivåer. Det blir ett sökverktyg för det historiska.

• GALLRING

Minskning av arkivmängd genom systematiskt urval. Bort med sådant som saknar historiskt värde och onödiga dubbletter. Ofta kan arkivet krympa med minst 30 procent.

• DESTRUKTION AV UTGALLRAT MATERIAL

Göra sig av med material som inte ska sparas. Observera att olika metoder kan väljas beroende på materialets innehåll. Integritetskänsligt material skall brännas. Material som inte bedöms vara av känslig art kan återvinnas på vanligt sätt.

• GEM

Något en arkivarie slänger så fort hen bara kan. De rostar och förstör papper. Tar dessutom plats i arkivboxen.

• HISTORISKT ARKIV

”Slutmålet” för ett företags eller en persons arkiv. Helst har arkivmaterialet ordnats och förtecknats för att underlätta framtida återsökningar. Det historiska arkivet består oftast av handlingar som är tio år eller äldre, men många handlingar kan klassas som historiska nästan direkt.

• HISTORY MARKETING

Ett företags egen historia är en berättelse som stärker företagets varumärke och organisation. History marketing är när ett företag eller en organisation aktivt använder och arbetar med sin egen autentiska berättelse eller sitt historiska sammanhang.

• KLIMATSTYRD MILJÖ

En långsiktigt lämplig arkivlokal ska ha ett säkerställt, stadigt klimat med jämn temperatur och kontrollerad fuktighet. Helst ganska svalt, foton och film trivs bäst i bara 12 C.

• LAGER

”Vi lagrar vårt material hos er,” kan de som jobbar på en arkivinstitution ibland få höra. Själva skulle de aldrig använda ordet ”lager”. De bevarar arkiv och skapar tillgänglighet genom att ordna och förteckna historiskt material till långsiktiga, lättsökta arkiv.

• LÄMPLIG ARKIVLOKAL

Lätt tillgängligt men ändå säkert. Inga vattenbärande rör i taket, inga osäkra elledningar och inga läckande golv, tak eller fönster plus ett bra inomhusklimat.

• ”ORAL HISTORY”

Ofta finns de historiska guldkornen och den mest engagerande berättelsen i personliga erfarenheter och minnen. Komplettera därför ditt företags historiska arkivmaterial genom strukturerade djupintervjuer med nyckelpersoner och veteraner som var med när det verkligen hände. ”Oral history” kallas det när personer själva beskriver sina historiska erfarenheter.

• ORDNA OCH FÖRTECKNA

När ett historiskt material gallrats på det som inte är bevarandevärdigt ordnas och förtecknas det värdefulla kvarvarande materialet i en slutgiltig, sökbar ordning. När arbetet är färdigt finns en arkivförteckning som hjälp för alla framtida återsökningar.

• PLASTMAPPAR

Något som papper inte får ligga kvar i. Mikroklimatet inne i en plastmapp förstör pappret. Bortsett från att plasten drar till sig trycksvärta vid långtidsförvaring.

• PROVENIENS

Ett föremåls härkomst, eller uppgifter om ett objekts ursprung samt ägarhistoria och annan historia. Svarar på frågan ”vad kommer det här pappret ifrån?”.

• SERIE

En arkivförtecknings olika delar kallas serier. Varje serie har ett eget seriesignum, vanligtvis bestående av en stor bokstav för en huvudavdelning, följt av en siffra och en liten bokstav för underavdelningar. ”B2b” till exempel står för ”utgående skrivelser, övrigt”.

• VOLYM

Varje serie i ett arkiv (se definitionerna ovan) innehåller i sin tur ett antal volymer, där varje volym motsvarar en fysisk samling, exempelvis en arkivkartong, en inbunden bok eller en pärm.

• ÅTERSÖKNING

När du vill hitta ett tio år gammalt styrelseprotokoll, en personaltidning från grundandet eller ett avtal från i fjol, då är det en återsökning i arkivet du vill göra. Och oftast snabbt.

• ÄGARLÖST MATERIAL

Arkiven hos Centrum för Näringslivshistoria tillhör oftast ett specifikt företag eller en specifik organisation, som betalar oss för att ta hand om dess arkiv. Men vissa företag, vars arkiv vi har, finns inte längre och det materialet har vi då en friare förfoganderätt över. När det ska lånas ut bilder eller föremål ur ett sådant arkiv behöver vi till exempel inte söka tillstånd. Ägarlösa arkiv har tidigare även kallats för ”herrelösa arkiv”.